こんにちは、社会保険労務士・産業カウンセラー・国家資格キャリアコンサルタントの平田です。

 

今日、生まれて初めて内容証明郵便を出しました。

 

事業を営む以上、いつか必ず内容証明郵便を出すことがあるだろうと思っていました。

開業して5年、これまで内容証明郵便を出す事態にならずに来たのは自分としては運がいいほうだと思っています。

なぜ内容証明郵便を出すことになったか?

それはお客様が労働保険料を納付期限を過ぎても納入していただけず、電話も通じない状況だからです。

 

先日、労働保険料の納付通知文書を郵送した際に簡易書留で送りました。簡易書留なので配達され受け取った記録は確認できました。

しかし、労働保険料は現在まで納入されておらず携帯電話も「お客様の都合により・・・」というアナウンスが流れて通じなくなっていました。

※LINEはつながっているようなのですが、LINEだと確実に本人だと限りませんので連絡は控えています。

 

再度、納入通知文書を簡易書留で送ろうかと考えましたが、簡易書留だと法的には郵送した証拠にはなりませんし、今後の手間を考えると内容証明にしたほうがよいだろうと判断しました。

内容証明の謄本を初めて作成しましたが、文字数や行数に決まりがあるので気を付けないといけませんが、ワードで最初から文字数や行数を設定しておくと簡単に作成できます。

今回の謄本もA4一枚に収まる程度の文書なのでそれほど手間はかかりませんでした。

約30分程で謄本を作成しましたが、内容証明は謄本以外に同封することができず、労働保険料額が記載された納入通知文書は別に簡易書留で郵送することにしました。

 

郵便局に謄本3枚と簡易書留を持参し窓口で手続。その際、謄本の住所1文字に誤りがありましたが、二重線訂正と「〇文字抹消」、そして印鑑押印で訂正することができました。

文字訂正もすぐにできたので差し出して手続完了と思っていたら

「認証司が確認するので40分程かかります」と・・・

確認で待つことは知らなかったのでガクッとしました。

仕方ないので近くのショッピングセンターで買い物を済ませ時間をつぶし、40分後に再度窓口で出向き手続は完了しました。

認証司に確認してもらい訂正する箇所がなくてほっとしました。

 

最初に労働保険料納入通知を送付した際の準備時間は約45分、それを簡易書留で送り郵送料約500円、郵便局への往復で約45分かかりました。

 

今回は内容証明謄本と簡易書留を準備するのに約50分、内容証明と簡易書留の送料は約1400円、確認待機に約40分、郵便局への往復約45分かかりました。

合計時間約225分(3時間45分!)料金は約1900円かかっています。

ちなみにお客様は昨年末から顧問報酬も未納です。労働保険料も私の収入にはなりません。

事業をしていればこのような事態は起こりうることなので時間と手間とお金がかかるのは致し方ないのかもしれませんが、極力このようなリスクは背負わないようにしないといけないと勉強になりました。

 

このお客様、実は昨年夏頃から従業員がいない(はず)なので、早めに連絡いただければ労働保険料を確定清算することで還付される労働保険料があったはずなのですが。

私もそのことをお伝えしようとしましたが電話がつながらず郵便を送っても連絡いただけないのでお伝えすることができません。

 

様々な事情はあると思いますが、何らかの理由で経営が苦しくなった場合でも早めに対策あるいは連絡いただければ後の負担が少なくなったと思います。

 

それ以前に事業を立ち上げる際に労働保険料や社会保険料のことを計算にいれずに法人化し、労働保険料や社会保険料の納付が負担となり納入できなくなる事業所が多くあります。

事業を始めるまえに経営計画を立てると思いますが、その際は必ず労働保険料や社会保険料のことも計算に入れてほしいと願ってやみません。